La struttura del nostro approccio metodologico
Un tempo i percorsi di escalation nascevano da singole iniziative; oggi servono metodi espliciti. Il nostro approccio combina diagnosi dei flussi reali, disegno guidato da matrici e sperimentazione controllata, così che il modello finale rifletta sia esigenze di governance sia vincoli operativi.
Diagnosi
Disegno
Sperimentazione
Diagnosi
Comprendere il sistema attuale di escalation
Nella fase di diagnosi osserviamo come gli eventi di rischio si muovono oggi nell’organizzazione. Analizziamo casi recenti, report esistenti e interviste mirate. Il nostro obiettivo non è valutare singole decisioni, ma comprendere il sistema che le ha rese possibili. Da qui emergono pattern, scorciatoie e deviazioni rispetto alle policy formali, che diventano la base per il lavoro successivo.
Disegno
Costruire percorsi di escalation coerenti
Durante il disegno traduciamo gli elementi emersi in percorsi di escalation target. Usiamo canvas e matrici che collegano tipologie di eventi, soglie, livelli decisionali e informazioni minime richieste. Ogni percorso viene verificato rispetto alle capacità operative e agli obblighi di governance, così da evitare modelli teorici difficili da applicare nelle situazioni concrete.
Sperimentazione
Mettere alla prova e consolidare i percorsi
La sperimentazione mette alla prova i percorsi target su casi reali o simulati. Coinvolgiamo i ruoli che vivono il rischio e quelli che lo governano, osservando come si muovono informazioni e decisioni. In base ai riscontri, adattiamo soglie, ruoli e supporti operativi. Solo dopo questa fase i percorsi vengono formalizzati e integrati in policy, procedure e strumenti esistenti.
Strumenti e fasi della nostra analisi metodologica
Il metodo non introduce un nuovo framework astratto, ma offre strumenti per leggere, classificare e migliorare i percorsi di escalation già presenti, mantenendo coerenza con ERM, audit e compliance.
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Analisi qualitativa dei flussi di escalation esistenti
Utilizziamo interviste, analisi di casi e revisione documentale per costruire una rappresentazione chiara di come gli eventi di rischio si muovono oggi. Identifichiamo i punti in cui l’escalation si blocca, dove le decisioni vengono prese fuori tracciato e dove mancano informazioni minime per supportare scelte consapevoli.
Questa fase produce una mappa condivisa dei flussi di escalation, utile anche
per iniziative parallele su governance e audit interno.
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Costruzione della matrice di escalation
Applichiamo la Matrice di Escalation Coerente per classificare eventi, soglie e
livelli decisionali. Ogni combinazione viene valutata rispetto a responsabilità,
tempi attesi e controlli esistenti. In questo modo emergono pattern ricorrenti e
incoerenze, che diventano il focus delle fasi successive del lavoro.
Il risultato è una base strutturata su cui discutere con gli stakeholder senza
perdersi nei dettagli dei singoli casi.
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Sperimentazione su ambiti pilota mirati
Selezioniamo processi o tipologie di eventi prioritari e applichiamo la matrice per ridisegnare i percorsi di escalation. Testiamo i nuovi tracciati su casi reali o simulati, coinvolgendo ruoli delle tre linee di difesa. Raccogliamo feedback strutturati su chiarezza, tempi e carico operativo, così da adattare il modello dove necessario.
Questa fase consente di verificare l’impatto dei cambiamenti proposti prima di estenderli a un perimetro più ampio.
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Consolidamento, estensione e revisione periodica
Una volta affinati i percorsi pilota, supportiamo la loro integrazione in policy, procedure e strumenti esistenti. Forniamo schemi, criteri e materiali sintetici per estendere gradualmente l’approccio ad altri processi. Definiamo momenti di revisione periodica e responsabilità per mantenere i percorsi di escalation allineati a cambiamenti organizzativi e normativi.
Alla fine l’organizzazione dispone di strumenti per aggiornare in autonomia i percorsi al variare del contesto.
Sequenza tipica di un intervento metodologico
Le fasi qui descritte rappresentano una traccia tipica per un’iniziativa che si sviluppa nell’arco di più mesi, con momenti distinti ma collegati.
Fase 1
Avvio della diagnosi iniziale
Viene avviata una prima applicazione del metodo su un perimetro ristretto, con focus su pochi processi critici. In questa fase si raccolgono dati, si conducono interviste mirate e si costruisce una prima mappa dei flussi di escalation reali, confrontata con quanto previsto dalle policy esistenti.
Fase 2
Disegno dei percorsi target
Sulla base della diagnosi, viene costruita la Matrice di Escalation Coerente per gli ambiti selezionati. Vengono definiti percorsi target con soglie, livelli decisionali e informazioni minime, che vengono discussi con stakeholder chiave delle tre linee di difesa per verificarne coerenza e praticabilità.
Fase 3
Sperimentazione su casi selezionati
I percorsi target vengono testati su casi reali o simulati, con il coinvolgimento di team operativi, funzioni di controllo e referenti di governance. Si osservano tempi, flussi di informazione e punti di frizione. I risultati portano ad affinare il modello, correggere ambiguità e definire supporti operativi aggiuntivi.
Fase 4
Consolidamento e revisione continuativa
Dopo la sperimentazione, i percorsi di escalation consolidati vengono formalizzati in policy e procedure, integrati in strumenti esistenti e accompagnati da materiale sintetico per la diffusione interna. Vengono inoltre fissati momenti di revisione periodica e criteri per estendere l’approccio ad altri processi o entità del gruppo.
Come integriamo i percorsi di escalation nei framework esistenti
La nostra metodologia parte dal riconoscere che i percorsi di escalation non
vivono isolati. Si innestano su framework di gestione del rischio, piani di
audit, modelli di compliance e processi operativi. Per questo analizziamo
prima la mappa esistente: ruoli, comitati, matrici di rischio, controlli
chiave. Da qui individuiamo dove l’escalation è prevista solo sulla carta e
dove, invece, avviene in modo informale.
Utilizziamo un approccio che chiamiamo “Matrice di Escalation Coerente”. Questa matrice collega tipologie di eventi, soglie di rilevanza, livelli decisionali e informazioni minime necessarie per procedere. Ogni cella della matrice rappresenta un possibile percorso, che viene verificato rispetto a responsabilità, tempi e capacità delle strutture coinvolte, evitando percorsi teorici non praticabili.
La metodologia prevede momenti distinti ma collegati: diagnosi, disegno,
sperimentazione e consolidamento. In diagnosi osserviamo i flussi reali e i
casi recenti; nel disegno traduciamo tali osservazioni in percorsi target;
nella sperimentazione verifichiamo su casi concreti la tenuta del modello;
nel consolidamento supportiamo la formalizzazione e la definizione di punti
di revisione periodica.
In ogni fase curiamo l’integrazione con strumenti e processi esistenti. Non
introduciamo piattaforme proprietarie, ma lavoriamo con ciò che
l’organizzazione già utilizza per reportistica, workflow o gestione delle
segnalazioni. Questo riduce la distanza tra il modello di escalation
definito e il modo in cui le persone, ogni giorno, interagiscono con sistemi
e procedure.
Principi che guidano il nostro lavoro
Domande frequenti sulla metodologia
Capire come il metodo interagisce con dati, framework e iniziative esistenti è
essenziale per valutarne l’impatto reale. Queste risposte descrivono cosa viene
richiesto e cosa rimane all’organizzazione.
Quali dati servono per applicare la vostra metodologia?
Raccogliamo documentazione già disponibile: policy di rischio, mappe dei processi, piani di audit, report di incidenti e verbali sintetici di comitati, se accessibili. A questo affianchiamo interviste mirate con figure chiave delle tre linee di difesa. Non chiediamo dati sensibili non necessari al lavoro sui percorsi di escalation e concordiamo sempre in anticipo il perimetro informativo da utilizzare.
- Uso di documenti già esistenti
- Interviste a figure chiave
La metodologia sostituisce i framework di rischio o audit esistenti?
La metodologia è pensata per affiancarsi ai framework già in uso. Non
sostituiamo modelli ERM, piani di audit o strutture di controllo
interno. Lavoriamo piuttosto sui punti in cui tali modelli non
descrivono come, in pratica, un evento di rischio sale di livello. In
questo modo l’esito del lavoro può essere integrato in documenti e
strumenti già noti alle persone.
Integrazione con modelli già adottati
Come vengono coinvolti gli stakeholder interni nel metodo?
Coinvolgiamo stakeholder in modo selettivo e progressivo. Nelle prime fasi parliamo con referenti di rischio, audit e compliance per comprendere la struttura esistente. Successivamente includiamo rappresentanti delle operation e di altre funzioni impattate. Evitiamo gruppi troppo numerosi nelle fasi di disegno, per poi ampliare la partecipazione durante la sperimentazione dei percorsi target.
- Coinvolgimento progressivo dei ruoli
- Gruppi ristretti per il disegno
Come si coordina il metodo con altri progetti in corso?
Gestiamo la coesistenza con altre iniziative tramite un confronto iniziale con chi coordina i progetti di governance e rischio. Identifichiamo sovrapposizioni, dipendenze e possibili sinergie. Se necessario, adattiamo il ritmo delle attività sulla escalation per evitare di sovraccaricare le stesse persone con richieste ripetute e per sfruttare analisi già in corso.
Coordinamento con iniziative parallele
Cosa resta all’organizzazione una volta concluso il lavoro?
Dopo la fase di sperimentazione, forniamo strumenti che permettono all’organizzazione di aggiornare in autonomia i percorsi di escalation. Si tratta di matrici, schemi e criteri che possono essere applicati a nuovi processi o a cambiamenti organizzativi. In questo modo la metodologia non resta legata alla presenza continua del nostro team, ma diventa patrimonio interno.
- Strumenti per aggiornamenti autonomi
- Criteri applicabili a nuovi processi
La vostra metodologia è compatibile con standard e terminologie già adottati?
No, non imponiamo metodologie proprietarie chiuse. Utilizziamo concetti riconoscibili per chi lavora su ERM, audit e compliance, adattandoli al tema specifico dell’escalation. Quando esistono già framework consolidati in azienda, cerchiamo di usare lo stesso linguaggio, così che il nuovo materiale si inserisca con coerenza nel panorama esistente.
Allineamento terminologico con la realtà